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Mar 12, 2015 at 04:26 PM

Als Vorgesetzter Stunden in Projekten umbuchen - Effizienteste Methode gesucht

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Werte Comunity

Wir haben SAP Business ByDesign seit Januar im Einsatz als Ablösung unseres alten ERPs.

Neben der in der heutigen Zeit nicht mehr wirklich akzeptablen Performance entstehen allen Mitarbeitenden unseres Unternehmens deutliche Mehraufwände auf allen Ebenen. Nun gut, vielleicht wird By Design seine Vorzüge in Zukunft vermehrt zeigen, ich hoffe es zumindest; eine Chance will ich dem System gerne geben.

Nun zu meiner konkreten Frage:

Ende jeden Monats gilt es für die Vorgesetzten die Stunden auf den Projekten einzusehen und eine Bilanz zu ziehen. Jedes Mal ist es notwendig Stunden auf "nicht anrechenbar" zu setzen, diese innerhalb des Projekts umzubuchen und auch projektübergreifende Anpassungen vorzunehmen.

Bis jetzt wird dies folgendermassen gemacht, da uns kein effizienterer Weg bekannt ist:

  1. Mit Hilfe von zwei selbst erstellten Berichten können die gebuchten Stunden und Budgetzahlen je Projekt und Mitarbeitenden eingesehen werden
  2. Im WoC "Mein Verantwortungsbereich" und dann "Mitarbeiterservices stellvertretend aufrufen" die Stunden jedes einzelnen Mitarbeitenden abändern
  3. (Die alternative über das WoC "Zeitverwaltung" ► "Mitarbeiter" ► "Mitarbeiterzeiten" ist aus unserer Sicht noch umständlicher)

Folgende Problematiken:

  1. Stunden von Mitarbeitenden, die nicht im eigenen Verantwortungsbereich sind, aber auf diesem Projekt arbeiten können nicht angepasst werden bzw. müssten dem zuständigen Vorgesetzten gemeldet werden, was zu umständlich ist.
  2. Stunden von externen Mitarbeitenden, die aber dem internen Vorgesetzten zugeordnet sind, können nicht angepasst werden und müssen genehmigt werden, obwohl keine Genehmigung gefordert wird.
  3. Es muss auf Mitarbeitenden-Ebene umgebucht werden und nicht auf einer Projekt-Ebene, was in unserem Falle viel sinniger und effizienter wäre
  4. Es muss immer wieder ein neuer Bericht erstellt werden um zu überprüfen, dass die umgebuchten Stunden zum gewünschten Resultat führen.

Wünschenswert unsererseits:

Umbuchungen auf Projektebene mit angezeigten Stunden aller Projektmitarbeitenden und auch die Möglichkeit die Stunden direkt in ein anderes Projekt (selber Projektleiter) zu übertragen; auch von externen Mitarbeitenden.

Auch wenn unsere Wunschlösung vielleicht nicht realisierbar ist im By Design so würde ich mich sehr über Vorschläge freuen, wie wir unser Anliegen bestmöglich lösen können?

Anmerkung: Die Ist-Arbeitszeit aller Mitarbeitenden ist durch diese Umbuchungen in keinster Weise betroffen.

Das ist ja das einzige, das den Mitarbeitenden im Endeffekt interessiert.

Vielen Dank im Voraus!