Clearing from Direct Debit - Clearing Lastschrifteinzüge

[hendrik_neumann3]

Hello everybody,

We have a client that works with manydirect debits to their own customers.
These debitsare triggered in SAP Business ByDesign, and passed as a file to the bank.

For clearing but not automatically !!This means the bank statement makeshundreds of clearing tasksback.
First, it was said in theMT940 missingrecords and the bank would rework,now it should be a configuration error on implementation partner.

Here in the round someone who has a clientthat uses a direct debit or someone here knowsthe problem?
We would be very grateful for any hot tip!

With best regards

Hendrik Neumann

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Hallo zusammen,

Wir haben einen Kunden, der mit sehr vielen Lastschrifteinzügen bei ihren eigenen Kunden arbeitet. (Masseneinzüge von Beiträgen)
Diese Lastschrifteinzüge werden in SAP Business ByDesign  ausgelöst und als Datei an die Bank übergeben.

Das Clearing erfolgt aber nicht automatisch!! Das bedeutet der Kontoauszug spielt hunderte von Clearing-Aufgaben zurück.
Zuerst hieß es, in der MT940 fehlen Datensätze und die Bank müsste nacharbeiten, mittlerweile soll es sich um einen Konfigurationsfehler vom Implementierungspartner handeln.

Ist hier in der Runde jemand, der einen Kunden hat, der Lastschrifteinzüge benutzt oder kennt hier jemand das Problem?
Wir wären über jeden heißen Tipp überaus dankbar!

Mit den besten Grüßen

Hendrik Neumann

[HarshalVakil · Accepted solution]

Hello Hendrik,

I am not sure, If I understood the question completely. What I understood here is :

Customer process the direct Debits in the system and Customer uploads the bank statement and system generates the task for them?

If yes, what kind of task system is generating?

" For clearing but not automatically !!This means the bank statement makes hundreds of clearing tasks back.

First, it was said in the MT940 missing records and the bank would rework,now it should be a configuration error on implementation partner."

I am not sure about this part. Could you please explain with more details?

Based on my understanding,I would check below business configuration activity.

1) Automatically Generated Bank Statements = For the transaction codes and mapping of transaction codes with the payment methods.

2) Global Settings for Payment -> Create and edit rules for analyzing memo lines =

To Allocate the line in the bank statement to an open item automatically (i.e invoice / Payment) based on the memo line provided for the line item in the bank statement.

If this answers your concerns, Please mark this thread as answered.

Regards,

Harshal

[Former Member]

Hallo Herr Neumann,

ich würde Sie auch bitten, ihre Frage nur einmal zu posten und nicht in mehreren Foren zu streuen, danke:

Gruß

Andreas Eißmann

[hendrik_neumann3]

Hallo Herr Eißmann,

der Doppelpost wurde gelöscht.

MfG

Hendrik Neumann

[marlene_katzschner]

Dear Mr. Neumann,

The described problem is know to me, even though I know it more from the outgoing side.

The payment is initiated by the ByDesign user and a payment file is created. The bank executes the payments and creates per payment (Direct Debit/ Bank Transfer) a separate line in the bank statement. This is one of the options for confirmations in Bank Statement. Banks usually support those options:

• confirming single payments or
• confirming payment files.

In ByDesign we expect the bank to confirm each payment file (no separate lines for the payments, returns are handled as separate lines in bank statement.)

In my case I asked the customer to request the bank to confirm only the payment file and not each payment contained in the file itself. With this and the provided file reference in the bank statement item, the payment allocation was automatically executed and not postprocessing was required.

In addition you can also describe your scenario in the ideas forum https://ideas.sap.com/SAPByDesign. Then the community can vote on this development idea and entries with a high rank are considered as one input for the backlog.

Best regards

Marlene Katzschner

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Hallo Herr Neumann,

das von Ihnen beschriebene Problem resultiert aus der Tatsache, dass wir im ByDesign eine Kontoauszugszeile pro Zahldatei erwarten. In Ihrem Kontoauszug wird jede einzelne Zahlung bestätig. Aus diesem Grund haben Sie den hohen Aufwand beim manuellen Ausziffern der Kontoauszugszeilen.

Ich empfehle, dass Ihr Kunde mit seiner Bank vereinbart, dass nicht mehr die Zahlungen sondern die Zahldateien bestätigt werden. Hierdurch kann das automatische Ausgleichen erreicht werden.

Zusätzlich können Sie im Ideenforum einen Eintrag erfassen, dass auch eine Bestätigung von Einzelzahlungen im Kontoauszug möglich sein soll. Die Community kann dann entsprechend voten.

Viele Grüße

Marlene Katzschner

[Former Member]

Hallo Frau Katzschner,

verstehe ich das richtig, dass kein automatischer Ausgleich möglich ist, wenn die Bank Einzelpositionen zurück liefert? Genau das war meine Vermutung.

Dadurch, dass die Kundenrechnungen im System als "eingezogen" deklariert sind, können wir

nicht auch nicht mehr auf "offene Posten" referenzieren.

VG

Daniela Berrang

[marlene_katzschner]

Hello Mrs. Berrang,

I would like to request that all postings, comments etc. are in English.

yes, you are right, when you have created a payment file for direct debits, then no automatic clearing is possible.

To be more concrete:

- Payment Clearing is not possible, because the due items are marked as paid with the direct debit payment. You have the direct debit, that waits for the confirmation.

- Payment Allocation is also not possible. The payment itself is in status "in transfer" and a file is created.

What can you do now?

I could imagine following way of processing the items (no garantee, that this will completely work in your case but I used the following steps for similar scenarios):

      1. Discard the payment file to get all payments back to "ready for transfer".

      2. Mark the payments with "Set to In transfer".

      3. Now assign the correct payment to the corresponding payment allocation.

If this answers your concerns, Please mark this thread as answered.

Best regards and thanks

Marlene Katzschner

[marlene_katzschner]

Hello,

other option: create this bank statement manually (here all direct debits are proposed).

Best regards

Marlene